كيفية المساعدة في الحماية من الاحتيال في الفواتير
إزاي تحمي نفسك من النصب في الفواتير؟
في عالم الأعمال اللي بيجري بسرعة الصاروخ، الحفاظ على فلوسك زي لعبة شطرنج، محتاجة تركيز ودقة.
طبعاً انت مركز على نمو شركتك وإدارة فريقك وإرضاء العملاء، بس في خطر دايماً مستخبي .. النصب! مش بس اختراق الأجهزة وسرقة البيانات، لأ، في كمان فواتير مزورة ونصب بأسماء شركات وهمية ممكن يخلصوا على تعبك ومجهودك ويبوظوا علاقتك مع الموردين.
يعني ايه نصب بالفواتير؟
النصب بالفواتير ده له أشكال كتير، من ضمنها:
فواتير وهمية: دي بتكون عن خدمات أو منتجات وهمية أصلاً.
التلاعب في قيمة الفواتير: يعني يحطوا خدمات متعملتش أو أسعار مبالغ فيها.
تكرار الفواتير: يدفعوك مرتين على نفس الخدمة أو المنتج.
انتحال صفة الموردين: يعملوا شركة وهمية باسم قريب من شركة حقيقية أو يغيروا حاجة بسيطة في فاتورة شركة معروفة، زي رقم الحساب أو رقم التليفون أو موقع الإنترنت، عشان يحولوا فلوسك لحسابهم.
النصابين بيعتمدوا على ثقتك في الناس وإن الشركات، وخصوصاً الشركات الصغيرة، معندهاش الوقت الكافي أو الإمكانيات أو الموظفين اللي يراجعوا كل التفاصيل الدقيقة
سنة 2023 عن النصب المالي، اكتشفت إن 65% من AFP Payments بلاش تستهون بالموضوع! في دراسة عملتها الشركات اتعرضت لنصب بالفواتير سنة 2022، والشركات الصغيرة عرضة للنصب مرتين أكتر من الشركات الكبيرة.
الموضوع مش بس خسارة فلوس، ده كمان بيخلي الناس تفقد الثقة في الشركات، وبيأثر على سمعة الشركة اللي اتنصبت، وده طبعاً هيأثر على شراكاتها ومبيعاتها. ولو اتهمت شركة غلط إنها نصبت عليك، ممكن يحصل مشاكل وخلافات وتدخل في متاهات قانونية.
ازاي تكتشف الفواتير المزورة؟
فيه علامات ممكن من خلالها تعرف الفواتير المزورة، زي:
طلبات دفع مفاجئة: زي منتجات أو خدمات متطلبتهاش أو مش فاكر إنك طلبتها.
وصف غامض للخدمة أو المنتج في الفاتورة: الفاتورة الأصلية لازم يكون فيها كل التفاصيل بوضوح عن الخدمة أو المنتج.
أسعار مبالغ فيها: قارن الفاتورة دي بالفواتير القديمة لنفس الخدمة أو المنتج، لو لقيت فرق كبير في السعر يبقى خلي بالك.
الإصرار على الدفع الفوري: معظم الموردين بيدوا مهلة للدفع، لو لقيت حد بيضغط عليك تدفع فوراً، وخصوصاً لو شركة جديدة، يبقى لازم تاخد حذرك.
معلومات اتصال ناقصة أو متضاربة: دي من علامات الشركات الوهمية، شوف موقعهم على الإنترنت، لو لقيته مش شغال أو رقم التليفون مش بيرد أو على طول فويس ميل، يبقى لازم تشك.
عشان تعرف أكتر عن الأمن الإلكتروني، ممكن تقرأ مقال "أخطاء شائعة في الأمن الإلكتروني للشركات الصغيرة".
أفضل طريقة لمنع النصب؟
فيه كذا خطوة ممكن تعملها عشان تحمي نفسك. التكنولوجيا ليها دور كبير في حماية شركتك من النصب بالفواتير، ومش لازم تكلفك كتير. ممكن تفكر في:
أنظمة المراقبة الآلية: الأنظمة دي بتراقب كل المعاملات المالية أول بأول، وبتستخدم تقنيات ذكية لكشف أي حاجة غريبة أو مشبوهة قبل ما فلوسك تروح، وبتقدر تتعامل مع كم هائل من البيانات، وده طبعاً مفيد للشركات اللي بتنمو بسرعة.
منصات الدفع الآمنة: المنصات دي بتستخدم تقنيات حديثة زي التشفير وتوثيق الهوية، عشان تضمن أمان عملية الدفع.
تقنية سلسلة الكتل (Blockchain): دي تقنية بتسجل كل الفواتير وعمليات الدفع اللي تمت، وكل عملية بتكون موثقة ومعتمدة من شبكة من الأجهزة، وده بيخليها عملية آمنة وسريعة.
أنظمة معالجة الفواتير الآلية: الأنظمة دي بتنظم عملية إدارة الفواتير، وبتطابق الفواتير مع أوامر الشراء وإيصالات التسليم، وبتحدد أي اختلافات عشان تتعامل معاها بكفاءة ودقة.
بالإضافة للتكنولوجيا، فيه إجراءات بسيطة وفعالة زي:
الرقابة الداخلية: ممكن تعمل نظام موافقة مزدوج، يعني موظف يراجع الفاتورة ويطابقها مع أمر الشراء، وموظف تاني يتأكد من بيانات المورد ويوافق على الدفع. ولو الفاتورة قيمتها كبيرة، يبقى لازم مدير أو مسؤول كبير يوافق عليها. عشان تضمن دقة المراجعة، ممكن تغير الموظفين المسؤولين عن المراجعة بشكل دوري.
مراجعة الفواتير أول بأول: ماتأجلش مراجعة الفواتير عشان ماتتراكمش عليك، وراجعها كويس وتأكد إنها مطابقة لأوامر الشراء. ممكن تستخدم برامج إدارة الحسابات عشان تنظم العملية دي وتكتشف أي أخطاء بسرعة.
التأكد من بيانات الموردين الجدد: ابحث عنهم على الإنترنت، واقرأ تقييمات العملاء، وتأكد إن موقعهم الإلكتروني سليم، واتصل بيهم على أرقامهم للتأكد من صحتها.
تدريب فريق العمل: علم موظفينك إزاي يكتشفوا الفواتير المزورة والعلامات اللي تدل عليها.
الاحتفاظ بنسخ من كل المستندات: مهم جداً تحتفظ بنسخ من أوامر الشراء والفواتير وإيصالات الاستلام وكل المستندات المهمة، عشان لو حصل أي نزاع أو مشكلة يبقى معاك مستندات تثبت حقك.
مراجعة إجراءات الدفع بشكل دوري: اعمل مراجعة دورية لكل إجراءات الدفع في شركتك عشان تكتشف أي ثغرات وتقدر تقوي نظام الأمان.
متابعة كل جديد: النصابين بيغيروا أساليبهم دايماً، لازم تكون مطلع على أحدث أساليب النصب بالفواتير، ممكن تتابع المؤسسات المتخصصة في كشف الغش زي "The Association of Certified Fraud Examiners (ACFE)"، أو تشترك في المجلات المتخصصة، أو تحضر الندوات عبر الإنترنت.
عشان تعرف أكتر عن تحسين نظام الفواتير، ممكن تقرأ مقال "كيفية تحسين نظام الفواتير".
النصب بالفواتير ممكن يسببلك خسائر كبيرة ويأثر على سمعتك. لو فهمت المخاطر وعملت بالخطوات دي، هتقدر تحمي شركتك وتحافظ على فلوسك.
النهاردة عشان تحصل V-Hub لو عايز تعرف أكتر عن النصب بالفواتير وإزاي تحمي نفسك، اتصل بمستشارينا الرقميين ف على دعم شخصي.
