إدارة المشروع 101: خمس أدوات لإعداد فريقك للنجاح

تسليم المشاريع الطموحة في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية

تصبح الأفكار الكبيرة حقيقة في ظل القيام بالعمليات الصحيحة، لكن إدارة المشاريع يمكن أن تكون أمرًا مُحيرًا. فهي محفوفة بالأفكار المتنافسة، وتغيير الأطر الزمنية للإنتاج، والنفقات المتزايدة - لكن الأمر يستحق الاستثمار فيه لمنح شركتك الأفضلية.

الإدارة الفعالة للمشروع يمكنها أن تساعدك على تقديم المزيد من القيمة من خلال تبسيط العمليات وتحسين التعاون وتقليل عوامل التشتيت التي يمكن أن تؤدي إلى إهدار الوقت والمال والموارد. ويؤدي الفشل في التصدي لتلك المهام الحرجة إلى تعريض الربحية وعلاقات العملاء للخطر.

اليوم، أصبحت مهمة إدارة المشاريع أكثر تعقيدًا. جعلت أنماط العمل الجديدة من الصعب تقديم نتائج عالية الجودة في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. لذا، يتطلب تنسيق الفرق المتفرقة والحصول على صورة كاملة للنشاط القائم الآن أدوات وتقنيات جديدة.

لحسن الحظ، فإن برمجيات إدارة المشاريع على مستوى المهمة.

ماذا تفعل برمجيات إدارة المشاريع؟

يمكن أن تساعدك برمجيات إدارة المشاريع في تخطيط العمل الجماعي وتنظيمه وإدارته عبر منصة واحدة.

بهذه الطريقة، يعرف الجميع ما الذي يعملون عليه في أي لحظة. لن تضيع وقتًا بعد الآن.

أيضًا، في ظل التكنولوجيا المستندة إلى التخزين السحابي التي تجمع الأشخاص والعمليات معًا، تزداد الإنتاجية لأن العمل يمكن أن يحدث من أي مكان وفي أي وقت.

ما هو البرمجيات المناسبة لك؟

هناك مجموعة كبيرة من الأدوات والتقنيات المتاحة في السوق ولكن "الحل المناسب" سيعتمد على فريقك وطريقة عمله.

أولاً، ضع في اعتبارك حجم فريقك واستعدادهم لقبول التقنية الجديدة. بعد ذلك، حدد الجزئية التي يحتاجون فيها إلى أكبر قدر من المساعدة. ما هي المهام التي تحتاج إلى دعم إداري فوري؟ ما الذي يمكن إخضاعه للأتمتة؟

لمساعدتك على اتخاذ القرار، راجعنا عددًا قليلاً من المنصات التي يُوصَى بها بشدة.

Asana

هل تريد تَتَبُّع كل قطعة متحركة من كل مشروع؟ Asana قد تكون مناسبة لك. يمكن للفرق تجنب استخدام جداول البيانات المربكة واستباق المواعيد النهائية التي تلوح في الأفق من خلال إنشاء جدول زمني مفصل لمشاريعهم من البداية إلى النهاية، وتعيين الملكية، وإدارة المواعيد النهائية. يمكنك أيضًا مشاهدة المهام الجارية بثلاثة تنسيقات مختلفة - المخططات الزمنية (مخططات غانت Gantt) أو اللوحات (بطاقات كانبان Kanban) أو طريقة عرض التقويم. توفر هذه المنصة أيضًا الأتمتة، حتى تتمكن من تقليل التأخير وتوفير الوقت.

جداول البيانات الذكية Smartsheet

هل تبحث عن حل قابل للتطوير؟ كأداة لإدارة قوائم المشاريع (PPM)، يمكن لجداول البيانات الذكية Smartsheet التوسع من مشروع واحد إلى إدارة عمل شاملة. وهي توفر منصة مستندة إلى التخزين السحابي لا تتطلب أي ترميز أو معرفة بلغات البرمجة، حيث يمكن لأي شخص إنشاء الحل الذي يحتاجه - محمي بالكامل بواسطة التحكم والأمان الذي تتطلبه تكنولوجيا المعلومات. تتضمن إمكانات جداول البيانات الذكية Smartsheet التقاط البيانات باستخدام النماذج وأتمتة سير العمل التفصيلية. يمكنك أيضًا إنشاء ومشاركة لوحات المعلومات والتقارير على الفور.

Wrike

إذا كانت التجربة المخصصة بشكل زائد ستعود بالنفع على شركتك، فإن منصة Wrike تقدم لوحات معلومات قابلة للتخصيص وتقويمات مشتركة وخيارات متعددة لتنظيم المعلومات عبر المساحات والمجلدات والمشاريع والمزيد. كما أنها تتكامل أيضًا مع أكثر من 400 أداة مقدمة من أطراف ثالثة، بحيث يمكنك إنشاء عمليات تلقائية تغطي أدوات عمل متعددة باستخدام أداة إنشاء سير العمل الخاصة بها. ميزة أخرى مفيدة هي تقنية ذكاء العمل Wrike's Work Intelligence™، والتي تتنبأ بالتأخيرات وتقللها، مما يقلل الجهود اليدوية من خلال "قوة البيانات والذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي".

Monday.com

هل يمكن أن يكون التعاون في الوقت الحقيقي مفيدًا؟ تساعد إدارة العمل من خلال منصة Monday الفرق على البقاء على اطلاع بالمواعيد النهائية والأولويات والتغييرات فور حدوثها. تتيح مخططات غانت Gantt ولوحات كانبان Kanban رؤية كاملة للمشروع، وتعطيك لوحات المعلومات صورة واضحة عن مكان التقدم. الميزة غير المعتادة التي تقدمها المنصة هي القدرة على دعوة متعاونين أو عملاء خارجيين في المشروع، مما يسمح للمستخدمين بالتواصل مباشرة في سياق المشروع المحدد الذي يعملون عليه.

Kissflow

إذا كنت تبحث عن منصة لأتمتة سير العمل مصممة للعمل بالحد الأدنى من التتبع، فقد تكون منصة Kissflow هي الأداة المناسبة لك. توفر المنصة إدارة المهام والتعاون السياقي والتقارير المتعمقة وميزات أمان البيانات. الأمر الذي يحبه المدراء بشكل خاص أنها تساعد في إعداد العمليات المعقدة بسرعة وحتى المستخدمين غير المهتمين تقنيًا يمكنهم إنشاء تطبيقات منتجة بقدر قليل من المشاكل.

ابدأ في تحقيق المزيد

يمكن لبرامج إدارة مشاريع البرمجيات الحديثة أن تجلب النظام بدلا من الفوضى، لأنها تخلق فرقًا أكثر سعادة وأعمالًا أكثر تنافسية.

يمكن أن تساعدك المنصات الديناميكية (مثل تلك التي أوصينا بها هنا) في تشجيع تعاون أفضل وأوثق بين فريقك، وتقديم المشاريع بمستوى عالٍ في كل مرة.

بالإضافة إلى ذلك، من خلال تتبع كل ذلك عبر الإنترنت، ستبدأ في رؤية الاتجاهات - بداية من فرص تحسين إدارة الوقت وصولًا إلى توفير التكاليف - مما يعني أنه من خلال النظر في تقدم المشاريع، لا يوجد سوى قرارات أفضل يمكن اتخاذها.

على أية حال، في ظل وجود العمليات المناسبة، يمكنك تحويل كل فكرة كبيرة إلى حقيقة واقعة.